Projektmanagement - Sehen Sie die Arbeit vor lauter Projekten noch?
„Daraus könnten wir doch ein Projekt machen!“ „Was ist eigentlich aus XY geworden?“
„Unsere Projekt- und Themenliste? Endlos lang, aber es interessiert keinen.“
Kommen Ihnen solche Aussagen bekannt vor? Um „den Wald vor lauter Bäumen“ (oder die Arbeit vor lauter Projekten) wieder zu sehen, helfen drei Fragestellungen:
1. Was ist eigentlich ein Projekt (und was nicht)?
2. Wie behalten wir den Überblick über die Projekte und deren Fortschritt?
3. Wie gelingt die Umsetzung?
Was ist eigentlich ein Projekt (und was nicht)?
Ein Projekt ist zeitlich begrenzt, neuartig oder komplex, sodass es bereichsübergreifende Zusammen-arbeit und eigens bereitgestellte Ressourcen benötigt. Es ist also nicht Teil des Tagesgeschäfts und nichts, das „nebenbei“ läuft. Wer sich ein Projekt zu eigen macht, sollte einige Fragen im Vorfeld klären:
Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Warum? Wozu?
Welcher Zeitrahmen und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Wer hat ein Interesse an dem Ergebnis oder wird davon betroffen sein?
Welche Arbeitspakete, Abhängigkeiten und Meilensteine gibt es?
Wer ist im Projektteam, wer übernimmt welche Aufgaben?
Welche Risiken gibt es und wie wird der Fortschritt beurteilt?
Wie soll innerhalb des Teams und wie nach außen kommuniziert werden?
Welche Regeln der Zusammenarbeit sollen im Projektteam gelten?
Wer hat den „Hut“ für das Aufgabenpaket auf?
Wer entscheidet? Wer koordiniert? Wer hat das große Ganze im Blick?
Wie behalten wir den Überblick über die Projekte und deren Fortschritt?
Als ‚Hardware‘ für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine Projektübersicht notwendig. Kernelemente sind neben dem jeweiligen Aufgabenpaket Informationen zum Verantwortlichen, zu Beteiligten, zu Terminen und Prioritäten. Ob in Excel oder in einem ausgereiften digitalen Tool spielt eine untergeordnete Rolle. Egal, welches Tool Sie nutzen, am Ende kommt es auf den Menschen an – und dass diese die Aufgaben konsequent bearbeiten. Regelmäßige Updates und klare Kommunikationsstrukturen sind der Schlüssel zur Nutzung der Projektübersicht. Ein wöchentlicher Blick auf die Projektübersicht reicht aus, um Erreichtes, Herausforderungen und nötige Entscheidungen zu besprechen. Da jedes Projekt eindeutig einer verantwortlichen Person zugeordnet ist, ist klar, wer jeweils berichtet. Benötigte Entscheidungen werden sofort getroffen oder eindeutig zugeordnet.
Wie gelingt die Umsetzung?
Klare Routine und Standards sowie ein verantwortungsbewusstes Team sind entscheidend, um Fortschritte zu sichern und Ziele zu erreichen. Die notwendige Eigenverantwortung der Projektmitglieder entsteht nicht allein durch Strukturen, sondern auch durch Vertrauen und das Gefühl, Fehler machen zu dürfen. Führungskräfte sollten ihre Teams ermutigen, Entscheidungen im eigenen Verantwortungsbereich zu treffen, und sie dabei unterstützen, die Konsequenzen dieser Entscheidungen zu tragen und daraus zu lernen. Gerade wenn mehrere
Projekte gleichzeitig bearbeitet werden, ist eine übergeordnete Koordination erfolgskritisch. Ein Projekt Management Office (PMO) kann dafür sorgen, dass verschiedene Projekte aufeinander abgestimmt, Prozesse standardisiert und Ressourcen optimal verteilt werden. Statusberichte, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen sind idealerweise einheitlich. Neben der koordinierenden Funktion kann das PMO die Projektleitungen auch in der Etablierung von Projektmanagementtechniken unterstützen.
Klare Strukturen, Eigenverantwortung, Kontinuität und die richtigen digitalen Werkzeuge – mit diesen Bausteinen schaffen Sie die Basis für nachhaltigen Projekterfolg. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie sich Inspiration oder Unterstützung wünschen.